Apresentação

A equipe de Cerimonial da Secretaria de Comunicação (Secom/UFJ) é responsável, quando solicitado, por organizar eventos protocolares da UFJ, que incluem as cerimônias de posse de reitores e diretores, inaugurações, concessões de títulos honoríficos e colações de grau.

A coordenação de eventos protocolares é realizada em colaboração entre a equipe de Cerimonial da Secom e as unidades acadêmicas ou órgãos, cada um com responsabilidades específicas. Devido às particularidades de cada evento, são estabelecidos protocolos específicos relacionados ao formato do convite, à ordem dos atos, à composição da mesa diretiva e à definição dos discursos.

Os casos excepcionais serão analisados pela equipe de cerimonial da Secom, mediante solicitações fundamentadas.

ESTRUTURAS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS

A estrutura para realização dos eventos será providenciada pelo solicitante do evento.

Os eventos protocolares demandam a elaboração de um cerimonial com um roteiro específico para sua realização. Esse cerimonial define os requisitos de qualidade necessários para garantir a execução adequada desses eventos, assegurando que todos os protocolos e procedimentos sejam seguidos de acordo com as normas estabelecidas. 

As atribuições são divididas entre a Secom e o solicitante. São atribuições da equipe de Cerimonial da Secom:

  • Realizar e enviar o convite, de acordo com o evento realizado;
  • Elaborar o roteiro a ser lido em eventos pelo mestre de cerimônia designado;
  • Realizar, planejar, coordenar cerimônias de cunho oficial;
  • Garantir que o cerimonial, a etiqueta e a ordem de precedência sejam seguidos em eventos organizados ou hospedados pela Universidade, para manter a imagem do Reitor e das autoridades presentes intacta;
  • Assessorar o reitor e as demais autoridades em assuntos relacionados a cerimonial dentro da universidade.
    São atribuições do Solicitante:
  • Definir data, horário e local com a estrutura necessária para a realização do evento;
  • Enviar as informações necessárias para elaboração do convite;
  • Enviar convite ao seu público;
  • Enviar informações indispensáveis para a confecção do roteiro;
  • Confirmar a presença de convidados ilustres a cerimônia;
  • Acompanhar de perto todas as etapas e medidas necessárias para a realização do evento

Confira abaixo as orientações de acordo com cada evento protocolar:

POSSE DE DIRETORES DE UNIDADES E ÓRGÃOS

A cerimônia oficial e protocolar é realizada para formalizar a transferência dos cargos da administração universitária, que inclui diretores de unidades acadêmicas e a Reitoria, para os eleitos que assumirão novos mandatos. Essa transferência é oficializada por meio da assinatura de uma portaria, seguindo a data estipulada pela Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas.

O(a) diretor(a) recém-eleito(a) precisa agendar e definir o dia, horário e local para a realização da cerimônia de posse. É essencial conciliar a agenda do(a) Reitor(a), do(a) diretor(a) que está deixando o cargo e a data de início do novo mandato, garantindo assim a adequada organização do evento.

A cerimônia deverá ser agendada com antecedência mínima de 30 dias, para permitir sua organização adequada.

ROTEIRO

O roteiro de cerimonial é elaborado na sequência descrita abaixo:

1. Introdução (boas-vindas);
2. Composição da mesa diretiva;
3. Registro das autoridades que prestigiam o evento;
4. Leitura do Termo de Posse feita pelo(a) Pró Reitor(a) de Administração de Pessoas;
5. Entrega das portarias;
6. Pronunciamentos e homenagem (caso haja);
7. Encerramento


Composição da Mesa Diretiva

A mesa diretiva das cerimônias de posse é presidida pelo Reitor ou representante legal e é composta por:

1. Reitor(a);
2. Vice-reitor(a);
3. Pró-Reitor(a) de Gestão de Pessoas;
4. Diretor(a) que assume o cargo;
5. Diretor(a) que deixa o cargo;
6. Vice-diretor(a) que assume o cargo;
7. Vice-diretor(a)que deixa o cargo.

PRONUNCIAMENTOS

Em cerimônias de posse, fazem uso da palavra:

1. Reitor(a);
2. Diretor(a) que assume o cargo;
3. Diretor(a) que deixa o cargo.

 

 

As cerimônias de inauguração de obras têm como propósito principal divulgar o ato administrativo relacionado à construção, ampliação ou reforma de espaços físicos.


PLACA INAUGURAL INSTITUCIONAL

A arte de placas deverá ser solicitada/enviada à Secom para elaboração ou aprovação, e deverá seguir o padrão estabelecido.

Para inauguração de construções, as placas deverão ter as dimensões 60 x 80 cm. Já as placas de reformas e ampliações podem ser produzidas com dimensões 60 x 40 cm. As placas podem ser feitas com material em inox ou acrílico.

Após a confecção da placa o responsável deverá encaminhar a Secretaria de Infraestrutura (Seinfra/UFJ), que acompanhará ou realizará a instalação da placa no devido lugar. Ressaltamos que é de responsabilidade da unidade/órgão responsável, encaminhar a placa para a confecção e acompanhar sua instalação antes da inauguração.


ROTEIRO

O roteiro das cerimônias de inauguração é elaborado na sequência descrita abaixo:

1. Introdução (boas-vindas);
2. Composição da mesa diretiva ou mesa diretiva simbólica;
3. Registro das autoridades que prestigiam o evento;
4. Pronunciamentos e homenagem (se houver);
5. Descerramento da placa inaugural;
6. Encerramento


COMPOSIÇÃO DA MESA DIRETIVA

A mesa diretiva das cerimônias de inauguração é presidida pelo reitor ou representante e é composta por:

1. Reitor(a);
2. Vice-reitora(a);
3. Diretor(a) de unidade acadêmica ou órgão;
4. Secretário(a) de Infraestrutura da UFJ;
5. Parceiros que contribuíram financeiramente para a construção do local;
6. Autoridades, de acordo com o Decreto Federal nº 70.274/1972;
7. Coordenador(a) do espaço inaugurado.

 

PRONUNCIAMENTOS

A mesa diretiva das cerimônias de inauguração é presidida pelo reitor ou representante, os pronunciamentos deverão seguir a seguinte ordem:

1. Reitor(a);
2. Vice-reitora(a);
3. Diretor(a) de unidade acadêmica ou órgão;
4. Parceiros que contribuíram financeiramente para a construção do local;
5. Autoridades, de acordo com o Decreto Federal nº 70.274/1972;
6. Coordenador(a) do espaço inaugurado.