Apresentação

A equipe de Cerimonial da Secretaria de Comunicação (Secom/UFJ) é responsável, quando solicitado, por organizar eventos protocolares da UFJ, que incluem as cerimônias de posse de reitores e diretores, inaugurações, concessões de títulos honoríficos e colações de grau.

A coordenação de eventos protocolares é realizada em colaboração entre a equipe de Cerimonial da Secom e as unidades acadêmicas ou órgãos, cada um com responsabilidades específicas. Devido às particularidades de cada evento, são estabelecidos protocolos específicos relacionados ao formato do convite, à ordem dos atos, à composição da mesa diretiva e à definição dos discursos.

Os casos excepcionais serão analisados pela equipe de cerimonial da Secom, mediante solicitações fundamentadas.

ESTRUTURAS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS

A estrutura para realização dos eventos será providenciada pelo solicitante do evento.

Os eventos protocolares demandam a elaboração de um cerimonial com um roteiro específico para sua realização. Esse cerimonial define os requisitos de qualidade necessários para garantir a execução adequada desses eventos, assegurando que todos os protocolos e procedimentos sejam seguidos de acordo com as normas estabelecidas. 

As atribuições são divididas entre a Secom e o solicitante. São atribuições da equipe de Cerimonial da Secom:

  • Realizar e enviar o convite, de acordo com o evento realizado;
  • Elaborar o roteiro a ser lido em eventos pelo mestre de cerimônia designado;
  • Realizar, planejar, coordenar cerimônias de cunho oficial;
  • Garantir que o cerimonial, a etiqueta e a ordem de precedência sejam seguidos em eventos organizados ou hospedados pela Universidade, para manter a imagem do Reitor e das autoridades presentes intacta;
  • Assessorar o reitor e as demais autoridades em assuntos relacionados a cerimonial dentro da universidade.
    São atribuições do Solicitante:
  • Definir data, horário e local com a estrutura necessária para a realização do evento;
  • Enviar as informações necessárias para elaboração do convite;
  • Enviar convite ao seu público;
  • Enviar informações indispensáveis para a confecção do roteiro;
  • Confirmar a presença de convidados ilustres a cerimônia;
  • Acompanhar de perto todas as etapas e medidas necessárias para a realização do evento

Confira abaixo as orientações de acordo com cada evento protocolar:

POSSE DE DIRETORES DE UNIDADES E ÓRGÃOS

A cerimônia oficial e protocolar é realizada para formalizar a transferência dos cargos da administração universitária, que inclui diretores de unidades acadêmicas e a Reitoria, para os eleitos que assumirão novos mandatos. Essa transferência é oficializada por meio da assinatura de uma portaria, seguindo a data estipulada pela Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas.

O(a) diretor(a) recém-eleito(a) precisa agendar e definir o dia, horário e local para a realização da cerimônia de posse. É essencial conciliar a agenda do(a) Reitor(a), do(a) diretor(a) que está deixando o cargo e a data de início do novo mandato, garantindo assim a adequada organização do evento.

A cerimônia deverá ser agendada com antecedência mínima de 30 dias, para permitir sua organização adequada.

ROTEIRO

O roteiro de cerimonial é elaborado na sequência descrita abaixo:

1. Introdução (boas-vindas);
2. Composição da mesa diretiva;
3. Registro das autoridades que prestigiam o evento;
4. Leitura do Termo de Posse feita pelo(a) Pró Reitor(a) de Administração de Pessoas;
5. Entrega das portarias;
6. Pronunciamentos e homenagem (caso haja);
7. Encerramento


Composição da Mesa Diretiva

A mesa diretiva das cerimônias de posse é presidida pelo Reitor ou representante legal e é composta por:

1. Reitor(a);
2. Vice-reitor(a);
3. Pró-Reitor(a) de Gestão de Pessoas;
4. Diretor(a) que assume o cargo;
5. Diretor(a) que deixa o cargo;
6. Vice-diretor(a) que assume o cargo;
7. Vice-diretor(a)que deixa o cargo.

PRONUNCIAMENTOS

Em cerimônias de posse, fazem uso da palavra:

1. Reitor(a);
2. Diretor(a) que assume o cargo;
3. Diretor(a) que deixa o cargo.

 

 

As cerimônias de inauguração de obras têm como propósito principal divulgar o ato administrativo relacionado à construção, ampliação ou reforma de espaços físicos.


PLACA INAUGURAL INSTITUCIONAL

A arte de placas deverá ser solicitada/enviada à Secom para elaboração ou aprovação, e deverá seguir o padrão estabelecido.

Para inauguração de construções, as placas deverão ter as dimensões 60 x 80 cm. Já as placas de reformas e ampliações podem ser produzidas com dimensões 60 x 40 cm. As placas podem ser feitas com material em inox ou acrílico.

Após a confecção da placa o responsável deverá encaminhar a Secretaria de Infraestrutura (Seinfra/UFJ), que acompanhará ou realizará a instalação da placa no devido lugar. Ressaltamos que é de responsabilidade da unidade/órgão responsável, encaminhar a placa para a confecção e acompanhar sua instalação antes da inauguração.

ROTEIRO

O roteiro das cerimônias de inauguração é elaborado na sequência descrita abaixo:

1. Introdução (boas-vindas);
2. Composição da mesa diretiva ou mesa diretiva simbólica;
3. Registro das autoridades que prestigiam o evento;
4. Pronunciamentos e homenagem (se houver);
5. Descerramento da placa inaugural;
6. Encerramento


COMPOSIÇÃO DA MESA DIRETIVA

A mesa diretiva das cerimônias de inauguração é presidida pelo reitor ou representante e é composta por:

1. Reitor(a);
2. Vice-reitora(a);
3. Diretor(a) de unidade acadêmica ou órgão;
4. Secretário(a) de Infraestrutura da UFJ;
5. Parceiros que contribuíram financeiramente para a construção do local;
6. Autoridades, de acordo com o Decreto Federal nº 70.274/1972;
7. Coordenador(a) do espaço inaugurado.

 

PRONUNCIAMENTOS

A mesa diretiva das cerimônias de inauguração é presidida pelo reitor ou representante, os pronunciamentos deverão seguir a seguinte ordem:

 

1. Coordenador(a) do espaço inaugurado;

2. Autoridades, de acordo com o Decreto Federal nº 70.274/1972

3. Parceiros que contribuíram financeiramente para a construção do local;

4.Diretor(a) de unidade acadêmica ou órgão;

5.Reitor(a) ou Vice-reitor(a);

Os títulos honoríficos especiais concedidos pela UFJ são: Mérito Universitário, Professor Emérito, Professor Honoris Causa, Doutor Honoris Causa e Técnico-Administrativo Emérito, conforme Regimento da UFJ.

A concessão dos títulos deve acontecer durante sessão especial da Assembleia Universitária, presidida pelo(a) Reitor(a). O traje oficial para todos os membros da mesa durante a cerimônia consiste em beca e pelerine.

ROTEIRO
O roteiro das cerimônias de entrega de título honorífico é elaborado na sequência descrita abaixo:


1. Introdução (boas-vindas);
2. Composição da mesa diretiva;
3. Entrada do(a) homenageado(a);
4. Registro das autoridades que prestigiam o evento;
5. Outorga do Título(a) ao homenageado(a);
6. Leitura do conteúdo do diploma;
7. Pronunciamentos;
8. Encerramento

COMPOSIÇÃO DA MESA DIRETIVA
A mesa diretiva das cerimônias de entrega de títulos honoríficos é presidida
pelo(a) reitor(a) ou representante legal e é composta por:
1. Reitor(a);
2. Vice-reitor(a);
3. Homenageado(a);
4. Diretor(a) de unidade acadêmica ou órgão;
5. Dois docentes e/ou servidores técnico-administrativos que conduzem o(a) homenageado(a).

PRONUNCIAMENTOS


Em cerimônias de entrega de título honorífico especial, fazem uso da palavra:

1. Reitor(a) ou vice-reitor(a);
2. Homenageado(a);
3. Diretor(a) de unidade acadêmica ou órgão;
4. Um dos docentes e/ou servidores técnico-administrativos que conduziu
o(a) homenageado(a);

5. Reitor(a) ou vice-reitor(a) – para encerramento da sessão. 

A Cerimônia de Celebração de Convênios será realizada apenas quando solicitada pela Reitoria da UFJ. Devido à natureza formal estabelecida por acordos entre instituições, a organização dessas cerimônias envolve a participação da equipe de cerimonial da Secom, a Reitoria da UFJ e a(s) instituição(ões) com as quais o convênio será estabelecido.

ROTEIRO
O roteiro das cerimônias de celebração de convênio será elaborado na
sequência descrita abaixo:
1. Introdução (boas-vindas);
2. Composição da mesa diretiva;
3. Registro das autoridades que prestigiam o evento;
4. Assinatura do Convênio
5. Pronunciamentos;

COMPOSIÇÃO DA MESA DIRETIVA
A mesa diretiva das cerimônias de celebração de convênio que ocorrerem em espaço da UFJ, será presidida pelo(a) reitor(a) ou representante legal, e será composta por:


1. Reitor(a) ou Vice-reitor(a);
2. Representante da instituição com a qual o convênio é celebrado;
3. Autoridades, de acordo com o Decreto Federal nº 70.274/1972;
4. Diretores de unidades ou órgãos relacionados ao convênio.


PRONUNCIAMENTOS
Em cerimônias de celebração de convênio, fazem uso da palavra:
1. Reitor(a);
2. Representante da instituição com a qual o convênio é celebrado;
3. Autoridades, de acordo com o Decreto Federal nº 70.274/1972

4. Reitor(a) ou Vice-reitor(a) – encerramento. 

 cONGRESSOS, SIMPÓSIOS, SEMANAS ACADÊMICAS 
ROTEIRO

O roteiro das cerimônias de inauguração é elaborado na sequência descrita abaixo:

1. Introdução (boas-vindas);

2. Atividade cultural (se houver);
3. Composição da mesa diretiva ou mesa diretiva simbólica;
4. Registro das autoridades que prestigiam o evento;
5. Pronunciamentos e homenagem (se houver);
5. Desfazimento da mesa;

6.Palestra /Conferência;

6.1 Anuncio da atividade;

6.2 Convite para o mediador;

7. Encerramento


COMPOSIÇÃO DA MESA DIRETIVA

A mesa diretiva das cerimônias de inauguração é presidida pelo reitor ou representante e é composta por:

1. Reitor(a) ou Vice-reitora(a); 
2. Diretor(a) de unidade acadêmica ou órgão;

3. Coordenador(a) de curso;
4. Parceiros que contribuíram financeiramente para o evento; 
5. Autoridades, de acordo com o Decreto Federal nº 70.274/1972;
6. Coordenador(a) do evento. 

 
PRONUNCIAMENTOS

A mesa diretiva das cerimônias de abertura de eventos acadêmicos é presidida pelo reitor, vice ou representante, os pronunciamentos deverão seguir a seguinte ordem:

1. Coordenador(a) do evento;

2. Autoridades, de acordo com o Decreto Federal nº 70.274/1972

3. Parceiros que contribuíram financeiramente o evento (opcional);

4. Coordenador(a) do curso;

4.Diretor(a) de unidade acadêmica ou órgão;

5.Reitor(a) ou Vice-reitor(a);